Les membres élus du comité social et économique (CSE) peuvent être amenés à assister des salariés lors d’entretiens disciplinaires. Cette possibilité est ouverte dans les entreprises des moins de 50 salariés comme dans celles d’au moins 50 salariés. Mais cet accompagnement doit être envisagé avec prudence et surtout préparé en amont autant que possible. Ce sujet suscite toujours un grand intérêt lors des formations que nous animons.
I. Dans le cas d’une sanction disciplinaire autre que le licenciement
Lorsque l’employeur envisage de prendre une sanction, il convoque le salarié en lui précisant l’objet de la convocation, sauf si la sanction envisagée est un avertissement ou une sanction de même nature n’ayant pas d’incidence, immédiate ou non, sur la présence dans l’entreprise, la fonction, la carrière ou la rémunération du salarié.
Lors de son audition, le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise.
Au cours de l’entretien, l’employeur indique le motif de la sanction envisagée et recueille les explications du salarié.
La sanction ne peut intervenir moins de deux jours ouvrables, ni plus d’un mois après le jour fixé pour l’entretien. Elle est motivée et notifiée à l’intéressé.
II. Dans le cas d’un licenciement pour motif personnel
Lors de son audition, le salarié peut se faire assister par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise.
Lorsqu’il n’y a pas d’institutions représentatives du personnel dans l’entreprise, le salarié peut se faire assister soit par une personne de son choix appartenant au personnel de l’entreprise, soit par un conseiller du salarié choisi sur une liste dressée par l’autorité administrative.
La lettre de convocation à l’entretien préalable adressée au salarié mentionne la possibilité de recourir à un conseiller du salarié et précise l’adresse des services dans lesquels la liste de ces conseillers est tenue à sa disposition.
Attention : les salariés conservent toujours le libre choix de se faire assister ou non lors de l’entretien, et à fortiori par un membre du CSE. Il s’agit ici d’une faculté et non d’une obligation pour les salariés concernés par un entretien disciplinaire pouvant déboucher ou non sur un licenciement pour motif personnel. Dans tous les cas, la lettre de convocation à l’entretien doit mentionner cette faculté, sous peine d’invalider la procédure.
III. Les démarches en amont de l’entretien
Vérifier que la procédure appliquée répond aux dispositions légales, notamment :
- – les délais applicables (connaissance du fait fautif, délais de convocation à l’entretien) ;
- – le contenu de la lettre de convocation (date, heure, lieu de l’entretien, possibilité de se faire accompagner).
Echanges avec le salarié afin notamment :
- – de prendre connaissance des faits fautifs que l’employeur peut reprocher au salarié ;
- – de lui expliquer le déroulement de l’entretien ;
- – de préparer l’entretien avec le salarié, notamment un argumentaire le cas échéant ;
- – de lui proposer de l’accompagner lors de l’entretien s’il le souhaite.
Afin d’éviter tout malentendu et attentes excessives, il semble également pertinent d’expliquer au salarié que vous n’êtes tenu par aucune obligation de résultat, ni même de moyens. Vous n’êtes pas responsable de la sanction qui pourra éventuellement être prononcée.
IV. Le déroulé de l’entretien
L’élu peut, lors de l’entretien, rédiger un compte-rendu dans lequel figure les échanges entre l’employeur et le salarié. Il est possible d’enregistrer les débats, mais cela est uniquement autorisé avec l’accord de l’employeur.
Ce compte-rendu est un commencement de preuve par écrit en cas de contentieux.
Contrairement aux idées reçues, l’élu présent lors de l’entretien n’a pas à défendre le salarié ou à produire une plaidoirie. Il n’est pas l’avocat du salarié.
Il peut librement intervenir dans les échanges notamment en cas de problème, mais rien ne l’oblige à prendre la parole ou la défense du salarié.
V. A l’issue de l’entretien
Vérifier que la procédure suite à l’entretien ait bien été respectée :
- – délais applicables à respecter entre l’entretien et la notification de la sanction ;
- – contenu de la lettre de notification suffisamment précis concernant les faits reprochés et la sanction prononcée.
Echanges avec le salarié afin notamment :
- – de déterminer les suites à donneraprès la notification de la sanction (acceptation,contestation, recours) ;
- – de lui expliquer les conséquences de la sanction.
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