Le procès-verbal du comité social et économique est obligatoire dans les entreprises d’au moins 50 salariés. Ce document revêt une importance particulière car il est à la fois l’un des vecteurs de communication de l’instance avec les salariés, mais également une preuve juridique visant à tracer les engagements pris par la direction ainsi que les décisions actées par le CSE. Nous vous proposons ici une étude complète qui vous aidera à appréhender les enjeux propres à ce document.
I. Etablissement du PV du CSE
La rédaction et la signature du procès-verbal sont exclusivement à la charge du secrétaire. Si ce dernier est absent lors d’une réunion, la rédaction et la signature du PV reviendront au secrétaire-adjoint ou au secrétaire de séance désigné à cet effet.
Remarque : il est courant que l’employeur apporte des modifications au procès-verbal, voire le cosigne. Cette pratique ne doit pas empêcher le secrétaire de faire figurer les débats tels qu’ils se sont déroulés en réunion. En tout état de cause, elle ne peut être imposée au secrétaire.
Le procès-verbal est établi selon des modalités définies par accord d’entreprise ou, en l’absence de délégué syndical dans l’entreprise, par accord entre l’employeur et la majorité des élus titulaires présents. A défaut, le décret du 29 décembre 2017 précise qu’il doit au moins contenir le résumé des délibérations du comité et la décision motivée de l’employeur suite aux propositions du comité.
Remarque : en effet, il doit refléter les débats, résolutions et décisions prises. Il ne peut relater que ce qui a été dit en réunion.
Le procès-verbal peut relater les débats in extenso ou être un résumé des débats. Parfois, il sera opportun de combiner les deux.
Le secrétaire doit respecter un délai pour rédiger et transmettre le procès-verbal. Ce délai est fixé :
- par accord d’entreprise
- ou, en l’absence de délégué syndical dans l’entreprise, par accord entre l’employeur et la majorité des élus titulaires présents
- ou, à défaut, par décretdu 29 décembre 2017 à savoir, 15 jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de quinze jours, avant cette réunion.
Vigilance : dans le cadre des consultations du CSE en matière de licenciement économique collectif, le décret prévoit un délai de 3 jours suivant la réunion à laquelle il se rapporte ou, si une nouvelle réunion est prévue dans ce délai de 3 jours, avant cette réunion. Lorsque l’entreprise est en redressement ou en liquidation judiciaire, ce délai est d’1 jour.
II. Adoption du PV du CSE
L’adoption du procès-verbal est la formalité qui lui donne sa valeur juridique. Le procès-verbal, une fois adopté, atteste des débats qui ont eu lieu au sein du CSE. Il peut également servir pour prouver un engagement de l’employeur.
Exemple : un employeur qui, au cours d’une réunion de CSE s’engagerait fermement à accord l’après-midi du 24 décembre aux salariés ne peut plus revenir en arrière : il s’agit d’un engagement unilatéral de l’employeur. (V. fiche sources du droit)
L’adoption se fait par un vote à la majorité des présents en réunion plénière. Seuls les titulaires qui étaient présents à la réunion relatée par le PV peuvent voter.
Tout membre est en droit de faire des observations ou proposer des rectifications du précédent procès-verbal. Si la majorité du CSE demande ces modifications, le secrétaire ne pourra s’y opposer. Les observations ou remarques des membres peuvent être mises au PV de la réunion suivante.
III. Diffusion du PV du CSE
La diffusion du procès-verbal ne peut avoir lieu qu’après son adoption et est à la charge du secrétaire. La diffusion sur les panneaux d’affichage du CSE ne requiert par l’accord de l’employeur.
En revanche, les autres modalités de diffusion (Ex. : intranet de l’entreprise, distribution d’un exemplaire par service, envoi avec le bulletin de paie, etc.) doivent faire l’objet d’une négociation avec l’employeur, soit dans le cadre du règlement intérieur, soit dans le cadre d’un accord de droit syndical.
Le procès-verbal ne doit contenir ni propos injurieux, ni inexactitudes, ni allégations diffamatoires. Il doit également être exempt de propos à caractère confidentiel.
IV. Les autres formes de communications sur la réunion plénière
Le procès-verbal est un document juridique, prévu par le Code du travail et qui répond à un cadre assez strict.
Cependant, ce n’est pas le seul mode existant pour communiquer avec les salariés sur la réunion plénière. En effet, à l’exception des informations confidentielles, les élus peuvent informer les salariés du déroulement de la réunion plénière et ce, avant même l’adoption du procès-verbal. Il est même conseillé de le faire afin que les salariés n’attendent pas un mois (date de l’adoption du PV) avant de savoir ce qui a été dit en réunion.
Les élus peuvent par exemple :
- discuter de la réunion avec leurs collègues après la réunion (solution qui fonctionne particulièrement bien dans les petites entreprises et si chaque service a au moins un élu au comité d’entreprise afin que tous les salariés aient accès aux mêmes informations)
- faire un « Flash-Info» écrit, à la sortie de la réunion qui peut être affiché (ou diffusé par un autre moyen prévu dans le règlement intérieur du CSE ou autorisé par l’employeur) qui explique de façon très brève quels ont été les thèmes traités lors de la réunion et quelle a été la teneur des débats.
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