Les élections professionnelles viennent de s’achever et votre nouveau mandat CSE commence. Pour les nouveaux élus, les premières semaines sont déterminantes : passation avec l’ancienne équipe, organisation du comité social et économique, finances, dossiers en cours, activités sociales et culturelles, formations…. Voici une checklist des principales vérifications à réaliser durant les 30 premiers jours.
Attention, cela concerne principalement les CSE des entreprises d’au moins 50 salariés.
I. Organiser la passation avec l’ancien CSE
Récupérer les archives du précédent CSE, notamment :
- Les anciens procès-verbaux ;
- Les rapports d’expertise ;
- Les contrats ;
- L’ensemble des documents comptables ;
- Tous les documents importants concernant l’activité du comité
Organiser un échange avec les élus sortants concernant :
- Les dossiers encore en cours ;
- Les sujets d’actualité ;
- La qualité du dialogue social avec la direction ;
- Les difficultés récurrentes rencontrées par l’équipe précédente ;
- Les engagements pris durant le précédent mandat.
Identifier immédiatement les dossiers urgents, comme par exemple :
- Les consultations en cours ;
- Les procédures pouvant concerner certains salariés ;
- Les contentieux éventuels ;
- Les échéances contractuelles ;
- Les problématiques économiques, sociales, ou liées à la santé, à la sécurité et aux conditions de travail.
Article R.2315-39 du code du travail : « Les membres du comité social et économique sortant rendent compte au nouveau comité de leur gestion, y compris des attributions économiques et des activités sociales et culturelles du comité. Ils remettent aux nouveaux membres tous documents concernant l’administration et l’activité du comité. »
Attention : les élections peuvent changer les élus, mais elles ne font pas disparaître les dossiers du CSE.
II. Mettre en place le fonctionnement du nouveau comité social et économique
Désigner le secrétaire et le trésorier du CSE :
- Il s’agit du bureau du comité ;
- Il doit obligatoirement s’agir d’élus titulaires ;
- Il est conseillé de désigner également des adjoints (titulaires ou suppléants).
Pour en savoir plus : Formation secrétaire CSE Formation trésorier CSE
Procéder aux autres désignations :
- Le référent harcèlement sexuel et agissements sexistes ;
- Les membres de la CSSCT lorsqu’elle existe ;
- Les membres des commissions lorsqu’elles existent ;
- Les éventuels représentants de proximité.
Vérifier le règlement intérieur du CSE :
- Existe-t-il ? Il s’agit d’un document obligatoire pour les CSE d’entreprises d’au moins 50 salariés ;
- Est-il à durée déterminée ou indéterminée ?
- Correspond-il encore aux besoins du comité ?
- Certaines dispositions doivent-elles être modifiées ?
Pour en savoir plus : Formation règlement intérieur du CSE
Répartir le travail entre les élus :
- Éviter que l’ensemble des tâches pèse sur le secrétaire et le trésorier ;
- Créer une polyvalence entre l’ensemble des élus ;
- Mettre en place si besoin des référents informels : économie, ASC, SSCT, communication, etc.
III. Sécuriser les finances et les activités du CSE
Récupérer les accès bancaires :
- Effectuer un état des lieux des comptes existants ;
- Vérifier les accès en ligne et les moyens de paiement ;
- Changer les habilitations ;
- Prendre contact avec la banque pour se présenter.
Faire le point sur les deux budgets :
- Vérifier l’existence des dotations fonctionnement et ASC ;
- S’assurer de leur périodicité de versement ;
- Vérifier les calculs des budgets ;
- Consulter les montants disponibles sur les comptes bancaires.
Récupérer les documents comptables :
- Les comptes annuels ;
- Les rapports d’activité et de gestion ;
- Les factures ;
- Les différents justificatifs ;
- Les engagements restant à payer.
Effectuer le bilan des activités sociales et culturelles (ASC) :
- Quelles sont les prestations existantes ;
- Le coût des les prestations ;
- Les taux de fréquentation ;
- Les demandes ou remboursements en cours ;
- Les éventuels litiges avec des salariés et/ou des prestataires ;
- Prendre connaissance des précédents contrôles URSSAF et de leurs éventuelles observations.
Attention : ne pas reconduire automatiquement une activité simplement parce qu’elle existe depuis plusieurs mandats.
Pour en savoir plus : Formation économique du CSE
IV. Identifier les dossiers sociaux et SSCT en cours
Vérifier les consultations en cours ou à venir :
- Les consultations récurrentes ;
- Les consultations ponctuelles ;
- Les avis restant éventuellement à rendre ;
- Les éventuelles expertises en cours.
Vérifier l’accès à la BDESE :
- Existe-t-elle ?
- Les élus disposent-ils des accès ?
- Les informations sont-elles complètes et actualisées ?
Reprendre les réclamations des salariés :
- Existe-t-il des demandes encore en attente ?
- Quelles sont les problématiques récurrentes qui ressortent des réclamations des salariés ?
- Quelles sont les réponses de la direction restant à obtenir ?
Récupérer les documents liés à la santé au travail :
- Les rapports d’inspections menées par le CSE ou la CSSCT ;
- Les rapports d’enquêtes accidents du travail et maladies professionnelles ;
- Les comptes rendus de la commission SSCT si elle existe ;
- Les dossiers de prévention en cours.
Identifier les situations sensibles :
- Les droits d’alerte précédemment déclenchés ;
- Les problèmes récurrents de santé ou de sécurité au travail ;
- Les dossiers de reclassement pour inaptitude en cours ;
- Les risques psychosociaux (RPS) identifiés.
Attention : l’historique SSCT permet aux nouveaux élus de comprendre rapidement où se situent les principaux risques dans l’entreprise et le niveau d’exposition des salariés.
Pour en savoir plus : Formation SSCT du CSE
V. Préparer les prochains mois du mandat
- Définir quelques priorités collectives ;
- Construire un calendrier des principales échéances ;
- Programmer les formations des élus ;
- Organiser la communication avec les salariés.
Les premières semaines d’un nouveau mandat ne doivent donc pas nécessairement être consacrées à la mise en place immédiates de nouveaux projets. Elles doivent d’abord permettre aux élus de comprendre le fonctionnement du CSE, de reprendre les dossiers existants et de sécuriser la transition avec l’équipe précédente.
Une fois cet état des lieux réalisé, le nouveau comité social et économique dispose de bases solides pour définir ses priorités et organiser sereinement la suite de son mandat.